Veiledning for utfylling av søknadsskjema

Veiledning for utfylling av elektronisk
søknadsskjema 2009

Det kan søkes midler innen de tre virksomhetsområdene forebygging, rehabilitering og forskning. Organisasjonen/søkeren definerer selv hvilket virksomhetsområde søknaden faller innenfor.
I arbeidet med søknaden må følgende leses:
• Retningslinjer for fordeling av midler
• Informasjonsboksene i søknadsskjemaet merket i
• Innholdet i denne veiledningen
Det er kun godkjente søkerorganisasjoner som har tilgang til det elektroniske søknadssystemet.
Søkerorganisasjonen må godkjenne egne søkere, og gi tilgang til elektronisk søknadsskjema.
Søknader må godkjennes av søkerorganisasjonen før de sendes til behandling hos Helse og Rehabilitering.
For lokale ledd og eksterne samarbeidspartnere er det viktig å være oppmerksom på at de ulike søkerorganisasjonene har egne interne søknadsfrister.
Det må sendes inn egen søknad for hvert prosjekt. Søknaden kan bare fremmes til ett virksomhetsområde.
Samme prosjektsøknad kan ikke sendes fra/gjennom flere søkerorganisasjoner.
Det bevilges midler til ettårige, toårige og treårige prosjekter. Midlene gis kun for ett år av gangen, og det må søkes på nytt for år 2 og år 3. Videre støtte blir vurdert i hovedsak på grunnlag av framdrift og avvik i forhold til prosjektplan.
Flerårige prosjekter som søkte elektronisk i 2007 og 2008 og som ble innvilget, får tilgang til sitt elektroniske skjema av søkerorganisasjonen. Det skal fylles ut felter i forbindelse med søknad om fortsatt støtte og lastes opp en framdriftsrapport som vedlegg til skjemaet.
Vær kortfattet både i søknad og vedlegg.
Søknadsbehandlingen vil være ferdig innen utgangen av november.
Det gis ingen begrunnelse for avslag.

Spesielle forhold som gjelder forebygging

Med forebygging menes tiltak som fremmer helse og begrenser forhold som skaper helseproblemer. Forebyggende arbeid omfatter også tiltak som søker å hindre videreutvikling eller tilbakefall av sykdom eller funksjonshemming. Forebyggende virksomhet omfatter også tiltak som kan øke den enkeltes livskvalitet og bidra til omsorg og trivsel. Opplysningsarbeid kan være en del av det forebyggende arbeidet.

Avgrensning mot forskning: Prosjekter i form av forsøks- og utviklingsarbeid og utrednings- og kartleggingsarbeid, skal søkes innenfor forebygging og rehabilitering (se nærmere forklaring her eller kontakt Helse og Rehabilitering for skriftlig informasjon).

Det gis i hovedregelen ikke midler til etablering av institusjoner i regi av frivillige organisasjoner. Det kan gis støtte til forprosjekter og utredninger av etablering av institusjoner.

Det gis i hovedregelen ikke midler til dekning av ordinære driftsutgifter.

Spesielle forhold som gjelder rehabilitering

Det kan søkes om midler til prosjekter som helt eller delvis fremmer et rehabiliteringsopplegg. Rehabiliteringsprosjektene skal vektlegge brukeres/brukergruppers egen erfaring og innsats for å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltagelse sosialt og i samfunnet. Habilitering inngår i virksomhetsområdet rehabilitering. Det samme gjelder behandlingstiltak som er en del av et rehabiliteringsopplegg. Det kan også søkes om opplysningstiltak.

Det gis i hovedregelen ikke midler til etablering av institusjoner i regi av frivillige organisasjoner. Det kan gis støtte til forprosjekter og utredninger av etablering av institusjoner. Prosjekter og tiltak skal ikke påføre det offentlige tunge administrative strukturer og/eller driftstilskudd. Søkerorganisasjonene må kunne redegjøre for dette.

Det gis i hovedregelen ikke midler til dekning av ordinære driftsutgifter.

Prosjektbeskrivelsen (forebygging og rehabilitering)

En fullstendig prosjektbeskrivelse på norsk skal vedlegges søknaden. Følgende punkter bør være med:

Bakgrunn, målsetting og målgruppe for prosjektet.
Hvordan prosjektet skal gjennomføres, blant annet med framdriftsplan og budsjett.
Hvilke forutsetninger man har for å lykkes med gjennomføringen.
Hvilken verdi prosjektet har for målgruppen og eventuell samfunnsmessig verdi.
Overføringsverdien som ligger i prosjektet.
Resultater man forventer å oppnå og en vurdering av disse.· Hvordan resultatene og erfaringene er tenkt formidlet.
Det må opplyses hvorvidt prosjektet forventes å vare ut over prosjektperioden støttet av Helse og Rehabilitering. Spørsmål om videreføring skal være diskutert i søknaden uansett om prosjektet er planlagt videreført eller ikke.

Jfr også Retningslinjer for fordeling av midler punkt 7, første ledd .

En prosjektbeskrivelse skal være så kortfattet som mulig, og maksimum 10 – 15 sider.

Krav om vedlegg (forebygging og rehabilitering)

Fullstendig prosjektbeskrivelse
Detaljert budsjett for store prosjekter (også en fordel for mindre prosjekter)

Spesielle forhold som gjelder forskning

Ved søknadsbehandlingen vektlegges klinisk forskning, herunder utvikling av nye behandlingsmetoder, forebygging av fysisk og psykisk sykdom, rehabilitering/habilitering av funksjonshemmede og kronisk syke. Innen klinisk forskning vil i visse tilfeller dyreforsøk kunne inngå. Det forutsettes i slike tilfeller nærhet til pasienten. Basalforskning støttes ikke. Se punkt 3 i Retningslinjer for fordeling av midler og punkt 7, første ledd.

Forskningssøknader må kjennetegnes ved et vitenskapelig siktemål. Dvs en klart formulert problemstilling, bruk av anerkjent vitenskapelig metode og publisering i anerkjente vitenskapelige tidsskrift. I søknaden må forskningens formål komme klart frem, samt hvilken nytte forskningen vil ha for enkeltindivid og samfunn (vitenskapelig betydning). Prosjektnavn og prosjekttema skal formuleres i et enkelt og lett forståelig språk. Utviklingsprosjekter i form av forsøks- og utviklingsarbeid og utrednings- og kartleggingsarbeid, skal søkes innenfor forebygging og rehabilitering (se nærmere forklaring her eller kontakt Helse og Rehabilitering for skriftlig informasjon).

Det kan hovedsakelig søkes om midler til doktorgradsstipend og postdoktorstipend, i liten grad til stipend av kortere varighet og frikjøp av seniorforskere, og bare unntaksvis til teknikere for å utføre forskningsprosjekter. Det gis rundsum-bevilgninger til ulike kategorier stillinger. Lønnsmidler prioriteres. For forskerstillinger gis det et fast driftstillegg. Det gis bare helt unntaksvis støtte til annen drift eller til utstyr. Det forutsettes at bevilgningene også dekker eventuelle overheadkostnader. Se oversikt over fjorårets rundsummer (justeres når årets lønnsforhandlinger er avsluttet).

For å få innvilgede forskningsmidler utbetalt, må oppgave/avhandling knyttet til nødvendig kompetanse være innlevert innen 31. desember søknadsåret.

Ved søknad om doktorgradsstipendiat er det en fordel å vite hvem som skal utføre arbeidet og vedlegge CV, men det kan også søkes midler til ukjent kandidat. Hovedveileder vil da stå som kontaktperson for prosjektet til stipendiat er ansatt. Ved søknad om midler til postdoktorstipend eller seniorforsker må det være oppgitt hvem som skal utføre prosjektet og CV vedlegges.

Prosjektet må være godkjent av ansvarlig leder ved institusjonen der forskningen skal utføres.

Krav om vedlegg for forskningssøknader

Fullstendig prosjektbeskrivelse (protokoll) vedlagt (maks 10 sider) og referanser. Protokollen kan være skrevet på engelsk, men sammendraget skal være på norsk.
CV på norsk og publikasjonsliste siste 5 år for både forsker og hovedveileder vedlagt (maks 5 sider på hver)
Eget dokument med godkjenning av prosjektet fra ansvarlig leder ved institusjonen
Egen erklæring fra samarbeidspartner/samarbeidspartnere
Evt detaljert budsjett

Se utfyllende kommentarer om forskning på Helse og Rehabiliterings nettsider.

Komplett søknad

Alle felt i søknadsskjemaet må fylles ut (på norsk). Dette er viktig for behandlingen av den enkelte søknad, for statistisk oversikt over hele søknadsmassen, samt for evaluering av søknadsbehandlingen. Påse at prosjektbeskrivelse og andre vedlegg er lagt ved. Sørg for å ta utskrift av søknaden.

Til de enkelte punktene i søknadsskjemaet:

Prosjektets varighet
Hele perioden det søkes om midler fra Helse og Rehabilitering skal angis. Det bevilges midler til ett-, to- og treårige prosjekter. Et flerårig prosjekt kan ikke inkludere samme aktiviteten gjentatt over flere år. En slik søknad blir behandlet som ettårig.

Det er ønskelig at prosjekter starter i henhold til oppsatt plan. Vær realistisk i anslaget over forventet oppstart.

Opplysninger om søkerorganisasjonen
Det er kun godkjente søkerorganisasjoner som har tilgang til det elektroniske søknadssystemet.

Skal prosjektet være et samarbeid mellom flere frivillige organisasjoner, må det velges ut én organisasjon som står som ansvarlig søker. En redegjørelse for samarbeidet skal inngå i prosjektbeskrivelsen. Det krysses av for samarbeidsprosjekt i punkt om dette i søknadsskjemaet, og navn på de øvrige frivillige organisasjonene oppgis.

Administrativ kontaktperson er den personen i organisasjonens sentrale ledd som skal ivareta kontakten med Helse og Rehabilitering. Dette kan for eksempel være en egen prosjektkoordinator, generalsekretær eller et styremedlem.

Skal prosjektet foregå i eller tilknyttes et annet organisasjonsledd enn det sentrale leddet
Et organisasjonsledd kan f.eks være en underorganisasjon, et fylkeslag eller et lokallag.

Selv om det oppgis et organisasjonsledd, vil søkerorganisasjonen sentralt være eier av prosjektet og ansvarlig overfor Helse og Rehabilitering.

Eventuell ekstern instans som skal gjennomføre prosjektet
Skal kun fylles ut dersom prosjektet skal utføres utenfor organisasjonen av ekstern samarbeidspartner, f.eks. et institutt, et sykehus, en institusjon eller andre. Skal også fylles ut når utførende instans er en institusjon eid av organisasjonen, og ikke et lokalt organisasjonsledd.

Selv om det oppgis en ekstern instans, vil søkerorganisasjonen sentralt være eier av prosjektet og ansvarlig overfor Helse og Rehabilitering.

Ekstern instans forskning
Angi hvor forsker er ansatt/hvor prosjektet gjennomføres. Hvis du ikke finner institusjonen/sykehuset i listeboksen så trykk på alternativet "Annet" som står nederst på lista. Ekstern instans skrives så inn i eget felt. Start med navn på institusjonen og skriv underavdelingen etterpå slik som systemet i listeboksen viser.

Prosjektleder som skal utføre prosjektet
Den som har ansvaret for gjennomføringen av prosjektet, enten som frivillig, ansatt prosjektleder, forsker eller den som har denne oppgaven som en del av sitt vanlige arbeid eller verv.

Fyll inn aktuelle felter for kontaktinformasjon og kryss av for om post ønskes sendt til arbeidssted eller privatadresse.

Kompetanse: På skjemaene for forebygging og rehabilitering er det den faglige og/eller yrkesmessige kompetanse med spesiell relevans for prosjektet som skal fylles inn.

Hovedveileder i forskningsprosjekter
Denne rubrikken gjelder spesielt for søknad om doktorgradsstipendiat. For en postdoktorstipendiat er det ikke krav om veileder, men rubrikken kan fylles ut.

Fyll inn aktuelle felter for kontaktinformasjon og kryss av for om post ønskes sendt til arbeidssted eller privatadresse.

Akademisk grad: Hovedveileders akademiske grad skal her oppgis. Hvis du ikke finner akademisk grad i listeboksen så trykk på alternativet "Annet" som står nederst på lista. Akademisk grad skrives så inn i eget felt.

Utførende forsker i forskningsprosjekter
Fyll inn aktuelle felter for kontaktinformasjon og kryss av for om post ønskes sendt til arbeidssted eller privatadresse.

Akademisk grad: Forskers/stipendiats akademiske grad skal her oppgis. Hvis du ikke finner akademisk grad i listeboksen så trykk på alternativet "Annet" som står nederst på lista. Akademisk grad skrives så inn i eget felt.

Type stilling søkes: Det kan hovedsakelig søkes om midler til doktorgradsstipend og postdoktorstipend, i liten grad til stipend av kortere varighet og frikjøp av seniorforskere, og bare unntaksvis til teknikere for å utføre forskningsprosjekter.

Geografisk område for prosjektet
Skal angi hvor i landet prosjektet skal utføres. Det krysses av for Landsdekkende kun i de tilfellene der prosjektet involverer målgrupper/deltakere over hele landet. Der prosjekter involverer konkrete målgrupper/deltakere, skal det oppgis de fylkene målgruppene/deltakerne bor i. Dette selv om målet for prosjektet er at resultatene skal komme hele befolkningen til gode.

På grunn av statistikk som utarbeides hos Helse og Rehabilitering, må det alltid oppgis et hovedfylke når et prosjekt ikke er landsdekkende. Dette også i tilfeller der prosjektet skal foregå i flere "likeverdige" fylker.

Helseområde
Noen prosjekter kan falle innenfor flere helseområder. Det skal imidlertid kun krysses av i én rute. Velg det helseområdet som er mest dekkende for prosjektet, ut fra prosjektets formål og målgruppe. Nedenfor følger noen eksempler på hvilke typer prosjekter som kan inngå i de forskjellige helseområdene. Eksemplene er ment som en veiledning og er ikke uttømmende. Det kan søkes om forskningsprosjekter innen alle områdene.

Somatisk helse:
For eksempel prosjekter relatert til forebygging, rehabilitering og medisinsk behandling av kroppslige sykdommer.

Psykisk helse:
For eksempel prosjekter relatert til behandling/rehabilitering for mennesker med psykiske lidelser. Prosjekter med siktemål å forebygge psykiske problemer. Prosjekter som retter seg mot dobbeltdiagnoser der psykiske lidelser er kombinert med for eksempel rusmisbruk, psykisk utviklingshemming, sosiale avvik.

Tiltak for funksjonshemmede, kronisk syke og pårørende:
For eksempel oppfølgings- og tilretteleggingstilbud for funksjonshemmede. Prosjekter for kronisk syke som går utover en behandlings-/rehabiliteringsfase. Mestring av egen situasjon som kronisk syk, funksjonshemmet og pårørende vil høre hjemme her (f eks ulike typer kurs, seminarer, leire, helsereiser, likemannsarbeid).

Tiltak for bedrede levekår:
Tiltak for å fremme livskvalitet og et trygt og ivaretakende samfunn. Eksempelvis prosjekter som retter seg mot fattigdomsproblematikk, psykososiale forhold, flerkulturelle forhold, nærmiljø- og trivselstiltak, mobbing, rus, vold, kriminalitet.

Andre helseområder:
Prosjekter som ikke kan defineres under noen av helseområdene ovenfor. Eksempler her kan være redningstjeneste, forebygging av ulykker, trafikkprosjekter.

Alderskategori for prosjektets målgruppe
Velg den aldersgruppen som er mest dekkende for prosjektet. Noen prosjekter kan omfatte flere aldersgrupper. Kryss da av for de aldersgruppene som er aktuelle for prosjektet.

Prosjektets navn
Finn et godt og dekkende navn - på norsk! Navnet bør si noe om målsettingen med prosjektet, hva og/eller hvem prosjektet gjelder. Informative prosjektnavn vil blant annet lette søknadsprosessen og oppfølgingen av prosjektene.

Prosjekttema
Dette skal være utdypende i forhold til prosjektnavnet med vekt på målsettingen for prosjektet og være et ekstrakt av prosjektbeskrivelsen.

Sammendrag av prosjektbeskrivelsen
Sammendraget skal være på norsk og må skrives inn i det aktuelle feltet i søknadsskjemaet og begrenses til denne ene siden. Det skal gi en kortfattet og lettlest gjengivelse av en del nøkkelopplysninger vedrørende prosjektet. Følg oppsatte punkter.

Sammendragsiden er et viktig redskap i søknadsbehandlingen.

Budsjett
Dette skal være budsjettet for hele prosjektperioden, der alle finansieringskilder prosjektet baserer seg på skal framgå, herunder også organisasjonens egne midler. Også alle utgifter skal framgå. Eventuelle usikkerhetsmomenter i budsjettet må det gjøres nærmere rede for i prosjektbeskrivelsen - f.eks. om man kun har søkt eller om man allerede har mottatt tilsagn om offentlige tilskudd.

For prosjekter drevet sentralt i en organisasjon forventes revisorutgifter, kontorhold og fellesutgifter mv dekket av administrasjonstilskuddet som gis av Helse og Rehabilitering. I lokalt drevne prosjekter, eller prosjekter drevet av ekstern samarbeidspartner, kan revisorutgifter dekkes. Dette må i så fall inngå i budsjettet i søknaden.

I tillegg kan et detaljert budsjett med fordel legges ved søknaden.

Dersom prosjektet i sin helhet blir finansiert fra annen kilde (dobbeltfinansiering), og dette er avklart før resultatet av Helse og Rehabiliterings søknadsbehandling er kjent, plikter organisasjonen omgående å melde fra om dette til Helse og Rehabilitering og trekke søknaden tilbake.

Samarbeid mellom flere frivillige organisasjoner
Samarbeid med andre frivillige organisasjoner; se veiledningen under punkt om søkerorganisasjon.

Søknad år 2/ år 3 i flerårige prosjekter
Prosjektinformasjon
I søknad år 2 og år 3, er tidligere utfylt informasjon synlig når man går inn i skjema. Men informasjonen kan ikke endres. Unntaket er siden Prosjektinformasjon, der vi nå ønsker fullstendig adresseinformasjon både til arbeidssted og privat (for prosjektleder/forsker og hovedveileder). Det skal videre krysses av for om man ønsker post sendt til arbeidssted eller privat.

Andre finaniseringskilder
En forutsetning for at evt. støtte gis, er at prosjektet ikke er finansiert fra andre kilder, med dobbeltfinansiering som følge. Organisasjonen plikter å melde fra om slik dobbeltfinansiering omgående. Det gis imidlertid mulighet for delfinansiering fra andre kilder, så sant dette ikke fører til utvidelse av opprinnelig budsjettramme i prosjektet. Andre finansieringskilder skal alltid oppgis.

Redegjør for eventuell endringer
Gå gjennom tidligere utfylt informasjon og sjekk om det er evt. endringer. Dette kan være f.eks. kontaktinformasjon til prosjektleder/forsker og det kan være endret start- eller sluttdato osv. Opplys om disse endringene i dette feltet. Mer omfattende endringer må det gjøres rede for i framdriftsrapporten, som skal lastes opp som vedlegg til søknaden.

Inntekter og utgifter
Budsjettene vil i noen tilfeller avvike fra de opprinnelige, f.eks. når inntektene blir lavere enn forventet, senere oppstartsdato mm. Det skal i de justerte budsjettene alltid tas hensyn til fagutvalgets forutsetning/kommentar til bevilgningen.

Framdriftsrapport
Dette er Helse og Rehabiliterings viktigste redskap for vurdering av videre støtte og er avgjørende for videre bevilgning. Rapporten skal konkret beskrive hva som er utført i prosjektet i forhold til prosjektbeskrivelsen, herunder:
1) Foreløpig resultat i forhold til prosjektbeskrivelsen.
2) Begrunnelse for eventuelle avvik når det gjelder tidspunkt for oppstart og forventet avslutning.
3) Forventet bruk av midler inneværende år med begrunnelse for eventuelle avvik.
4) Andre evt endringer i prosjektet med begrunnelse.

Framdriftsrapporten lastes opp som vedlegg til søknaden. Den skal være på maks 5 sider.

Mange prosjekter vil ha mye aktivitet i perioden fra søknad år 2 eller år 3 er skrevet frem til våre fagutvalg starter søknadsbehandlingen. Supplerende opplysninger om framdriften kan ettersendes som vanlig post i 3 eksemplarer, via søkerorganisasjonen, til Helse og Rehabilitering innen 01.09.2009. Alternativt kan opplysningene sendes på e-post til adm@helseogrehab.no innen 01.09.2009. Det er ikke mulig å benytte det elektroniske søknadssystemet til å sende disse opplysningene. Forsendelsen må merkes tydelig med prosjektidentifikasjon, og at det gjelder tilleggsopplysninger om framdriften. Vi anbefaler alle å benytte seg av dette.

NB: Vedlegg som ble lastet opp på første og andre års søknad følger søknaden videre og skal ikke lastes opp på nytt.

Innsending
Søkerorganisasjonen tar standpunkt til om søknaden skal sendes videre. Ved å godkjenne søknaden og sende den inn, forutsettes det at søkerorganisasjonen også garanterer for søknadens faglige kvalitet. Søkerorganisasjonen er også ansvarlig for å påse at de nødvendige vedlegg følger søknaden.